Hyden säännöt

Helsingin yliopiston partiolaiset ry

Nämä säännöt on hyväksytty vuosikokouksessa 28.2.2014 sekä ylimääräisessä yhdistyksen kokouksessa 27.3.2014

Nimi, kotipaikka, tarkoitus ja kielet

1. Yhdistyksen nimi on Helsingin yliopiston partiolaiset ry / Scouterna vid Helsingfors Universitet rf. Näissä säännöissä yhdistyksestä käytetään nimeä kerho. Kerho toimii yhteistyössä Helsingin Yliopiston Ylioppilaskunnan (HYY) kanssa. Yhdistyksen kotipaikka on Helsinki.
2. Kerhon tarkoituksena on HYY:n kanssa yhteistyössä toimien sekä Suomen partioliikkeen opiskelijapartioyksikkönä herättää ja säilyttää opiskelijoiden kiinnostus partiotyöhön sekä antaa jäsenilleen tilaisuus partiohengen mukaiseen toimintaan.
3. Tarkoituksensa toteuttamiseksi kerho järjestää kokouksia ja keskustelutilaisuuksia sekä ottaa osaa muiden yhteisöjen järjestämään kerhon tarkoitukseen sopivaan toimintaan. Muita kerhon toimintamuotoja ovat leiri- ja retkitoiminta, ulkoilu ja kulttuuritapahtumiin osallistuminen.
4. Toimintansa rahoittamiseksi kerho voi järjestää rahankeräyksiä, talkoita, myyjäisiä ja juhlia sekä vastaanottaa lahjoituksia.
5. Kerhon viralliset kielet ovat suomi ja ruotsi. Pöytäkirja- ja ilmoituskielenä on suomi.

Jäsenet ja maksut

6. Kerhon jäseniä ovat varsinaiset, ulko-, kannatus- ja kunniajäsenet. Kerhon jäsenet hyväksyy kerhon hallitus.
7. Kerhon varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen kerhon toiminnasta kiinnostunut HYY:n jäsen.
8. Kerhon ulkojäseneksi voidaan hyväksyä muu kerhon toiminnasta kiinnostunut henkilö.
9. Kerhon kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä kerhon toimintaa tukeva henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö.
10. Kerhon kunniajäseneksi voi kerhon kokous ¾ äänten enemmistöllä kutsua henkilön, joka on erityisesti ansioitunut kerhon toiminnassa tai on muuten merkittävästi edistänyt sen pyrkimyksiä. Esityksen kunniajäseneksi kutsumisesta tekee hallitus.
11. Kerhon on pidettävä kaikista jäsenistään jäsenluetteloa.
12. Jäsenet ovat velvollisia suorittamaan kalenterivuosittain kerholle jäsenmaksun, jonka suuruuden päättää kerhon vaalikokous. Kunniajäseniltä ei peritä jäsenmaksua. Jäsenen katsotaan eronneen kerhosta, jos jäsen ei ole maksanut jäsenmaksua kahtena perättäisenä kalenterivuotena.
13. Jäsen voi erota kerhosta ilmoittamalla siitä kirjallisesti kerhon hallitukselle tai puheenjohtajalle tai ilmoittamalla erosta kerhon kokouksessa.

Kerhon kokoukset

14. Kerhon kokouksia ovat vuosikokous, vaalikokous ja ylimääräiset kokoukset.
15. Vuosikokous on pidettävä helmikuun loppuun mennessä ja siinä on käsiteltävä ainakin
    • toimintakertomus edelliseltä vuodelta
    • tilikertomus ja tilinpäätös
    • tilintarkastajien lausunto
    • tilinpäätöksen hyväksyminen
    • vastuuvapauden myöntäminen tilivelvollisille
    • hallituksen valmistelema toimintasuunnitelma ja talousarvio
16. Vaalikokous on pidettävä marraskuussa ja siinä on käsiteltävä ainakin
    • hallituksen puheenjohtajan ja muiden jäsenten valinta seuraavaksi kalenterivuodeksi
    • kerhon muiden toimihenkilöiden valinta seuraavaksi kalenterivuodeksi
    • kerhon jäsenmaksujen suuruudet eri jäsenryhmille seuraavaksi kalenterivuodeksi
    • vähintään yhden ja korkeintaan kahden toiminnantarkastajan ja heidän varamiestensä valinta seuraavaksi kalenterivuodeksi
17. Kerho kokoontuu ylimääräiseen kokoukseen tarvittaessa tai kun kymmenesosa (1/10) kerhon varsinaisista jäsenistä sitä kirjallisesti hallitukselta vaatii. Kokous on tällöin pidettävä kolmen (3) viikon kuluessa vaatimuksen hallitukselle jättämisestä.
18. Kerhon kokouksista on ilmoitettava vähintään kaksi (2) viikkoa ennen kokousta
    • Sähköpostilla niille varsinaisille jäsenille, jotka ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa kerhon hallitukselle sekä
    • Kerhon internetsivuilla.
19. Kokous on päätösvaltainen, jos se on laillisesti kokoon kutsuttu.
20. Kerhon kokouksissa on äänioikeus kaikilla kerhon varsinaisilla jäsenillä. Kaikilla jäsenillä on puhe- ja esitysoikeus.
21. Ellei säännöissä toisin määrätä, päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten jakautuessa tasan ratkaisee puheenjohtajan kannattama mielipide, henkilövaaleissa kuitenkin arpa.

Hallitus ja toimihenkilöt

22. Kerhon toiminnasta vastaa kalenterivuodeksi kerrallaan valittu hallitus, jonka jäseneksi henkilö voidaan valita enintään kolmeksi kalenterivuodeksi kerrallaan.
23. Kerhon hallitukseen valitaan puheenjohtajan lisäksi vähintään kolme (3), mutta enintään kahdeksan jäsentä, jotka valitsevat keskuudestaan ainakin varapuheenjohtajan, sihteerin ja taloudenhoitajan.
24. Hallituksen tehtävänä on:
    • johtaa kerhon toimintaa siten kuin näissä säännöissä tarkemmin määritellään.
    • valmistella kerhon kokouksissa esille tulevat asiat ja toimeenpanna niissä tehdyt päätökset.
    • päättää jäseneksi hyväksymisestä.
    • laatia ehdotus toimintakertomukseksi ja tilinpäätökseksi sekä toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi.
    • valvoa kerhon talouden ja omaisuuden hoitoa.
    • kutsua kerhon kokoukset koolle tarpeen mukaan.
25. Hallituksen puheenjohtaja kutsuu koolle hallituksen kokoukset ja johtaa niissä puhetta kuten myös kerhon kokouksissa vuosi- ja vaalikokousta lukuun ottamatta. Puheenjohtajan tehtävänä on myös valvoa, että kerhon toiminta on sääntöjen mukaista. Hallitus edustaa kerhoa ellei toisin ole päätetty.
    Varapuheenjohtajan tehtävänä on hoitaa puheenjohtajan tehtäviä tämän ollessa estynyt sekä vastata tilaisuuksien järjestämisestä ellei toisin ole päätetty.
    Sihteerin tehtävänä on hoitaa kerhon ja hallitusten kokousten esityslistat ja pöytäkirjat, pitää jäsenluetteloa sekä huolehtia arkistosta. 
    Taloudenhoitajan tehtävänä on hoitaa kerhon taloutta ja omaisuutta sekä valmistella ehdotukset tilinpäätökseksi ja talousarvioksi.
26. Kerhon hallitus on kokouksissaan päätösvaltainen, jos kaikille hallituksen jäsenille on ilmoitettu kokouksesta ja puheenjohtajan tai tämän ollessa estyneenä varapuheenjohtajan lisäksi läsnä on vähintään puolet hallituksen jäsenistä. Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Jos äänet jakaantuvat tasan, ratkaisee puheenjohtajan ääni, paitsi henkilövaaleissa arpa.
27. Kerhon nimen kirjoittaa puheenjohtaja yhdessä jonkun muun hallituksen jäsenen kanssa. Kerhon nimen voi kirjoittaa hallituksen päätöksellä myös kaksi (2) muuta hallituksen jäsentä yhdessä.
28. Kerho tai hallitus voi erityisiä tehtäviä varten asettaa hallituksen alaisuuteen toimikuntia ja toimihenkilöitä. Tällöin on myös määrättävä niiden toimikausien pituudet, kuitenkin enintään kalenterivuosi.
29. Perustelluista syistä kerhon hallitus voi vapauttaa valitsemansa toimihenkilön kesken toimikauttaan, jolloin kokouskutsussa on mainittava asiasta. Tällöin tehtävästään vapautetun (vapautettujen) tilalle kerhon tulee valita uusi (uudet) henkilö(t) jäljellä olevaksi toimikaudeksi.

Hallitus ja talous

30. Kerhon hallintoa ja taloutta valvovat toiminnantarkastajat. Kerhon toimi- ja tilikausi on kalenterivuosi.
31. Kerhon tilit on toimitettava toiminnantarkastajille vähintään kolme (3) viikkoa ennen vuosikokousta ja muutoinkin pyydettäessä. Toiminnantarkastajien on toimitettava tilit tarkastettuina hallitukselle viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen vuosikokousta.

Erityisiä määräyksiä

32. Kerhon tunnuksista ja merkeistä päättää hallitus.
33. Muutoksia näihin sääntöihin voidaan tehdä, jos muutosehdotus on tullut hyväksytyksi vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa (2) peräkkäisessä kokouksessa, joiden väli on vähintään kaksi (2) viikkoa. Muutosehdotuksen voi tehdä hallitus tai kymmenen (10) kerhon varsianista jäsentä kirjallisena hallitukselle. Varsinaisten jäsenten tekemä ehdotus on käsiteltävä kerhon seuraavassa kokouksessa, joka voidaan kutsua koolle näissä säännöissä mainittujen ehtojen mukaan.
34. Kerho purkautuu, jos kaksi (2) kerhon peräkkäistä kokousta, joiden väli on vähintään yksi (1) kuukausi, tekee päätöksen purkaantumisesta vähintään kolmen neljäsosan (3/4) äänten enemmistöllä. Kerhon purkautumisen jälkeen sen omaisuus luovutetaan HYY:lle.
35. Asioissa, joita ei säännöissä määrätä, noudatetaan soveltuvin osin HYY:n sääntöjä ja yhdistyslakia.